הנהלת חשבונות היא לב ליבו של העסק ולכן קיימת חשיבות רבה לביצוע של עבודה מקצועית ומדויקת לאורך כל הדרך. זו הסיבה שכל בעל עסק בוחר שירותי הנהלת חשבונות חיצוניים או פנימיים שהם הטובים ביותר.
הפעילות של הנהלת חשבונות עבור עוסק מורשה
כל הפעילות הפיננסית של העסק מרוכזת באמצעות תוכנת מחשב ייעודית לכך. אם מדובר בעוסק מורשה זוהי הנהלת חשבונות בשיטה חד צידית, כלומר כל החשבוניות של הספקים מרוכזות יחד וכל ההכנסות החודשיות מרוכזות יחד, כדי ליצור את סך ההכנסות השנתיות. מעבר לכך מתנהל רישום של הוצאות נוספות כמו תשלומים לרשויות, הוצאות רכב, רכישת ציוד לעסק ועוד.
בתחילת השנה, מרכז מנהל החשבונות את כל הפעילות הכספית שהייתה בשנה החולפת ובהתאם לכך הוא מכין לרואה החשבון את הנתונים ואת המסמכים עבור הגשת הדוח האישי השנתי שכולל את ההכנסות ואת ההוצאות המוכרות. כך מתבצע תחשיב של המס שיש לשלם אם לאורך השנה סך המקדמות ששולמו לא הגיעו לתשלום הנחוץ, או לחלופין אם יש החזר מס וזאת אם שולם מס ביתר.
הפעילות של הנהלת חשבונות עבור חברה בע"מ
שירותי הנהלת חשבונות עבור חברה בע"מ מתבצעים בהנהלת חשבונות כפולה כדי ליצור כרטסות מקבילות. בדרך זו רושמים את כל הפעולות שבוצעו כמו תשלומי מע"מ, מקדמות, ניכויים ביטוח לאומי חשבוניות ותשלומים בנפרד לכל אחד מהספקים, תקבולים וחשבוניות שהופקו על ידי החברה ללקוחות השונים ועוד. בדרך זו רואים את כל המעטפת הפיננסית של החברה ואפשר על בסיס מוצק זה להכין את הדוחות הנדרשים שהם בסיס ההתנהלות העסקית.
תשלומים לרשויות לאורך השנה
מנהלי החשבונות מבצעים אחת לחודש או אחת לחודשיים בהתאם לסוג הדיווח של כל עסק אם הוא חד חודשי או דו חודשי, את הדיווחים ואת תחשיבי התשלומים לרשויות. מקדמות מס הכנסה על פי האחוז הענפי שקבע מס הכנסה, תשלומי מע"מ על פי סך ההכנסות בקיזוז תשלומי מע"מ ששילם העסק על מוצרים שרכש ועל שירותים שקיבל על פי החשבוניות. כמו כן תשלומים למס הכנסה ולביטוח לאומי על פי הדיווחים של שכר העובדים.
הכנת תלושי שכר לעובדים
חשבי השכר בשירותי הנהלת חשבונות מכינים את תלושי השכר לכל עובד על פי ההסכם שנקבע אתו כמו השכר הבסיסי, תשלום עבור שעות נוספות, הפרשה למס הכנסה, הפרשה לקופת פנסיה ועוד. בהתאם לכך הם מפיקים את כל התלושים ומבצעים את העברות הכספים לחשבונות הבנק של השכירים.
דוחות רווח והפסד
מנהלי העסק הן אם מדובר בעסק גדול והן אם מדובר בעסק קטן, מעניקים חשיבות רבה לדוחות רווח והפסד חודשיים / רבעוניים או שנתיים כיוון שעל פי הם מבינים אם ההתנהלות העסקית היא נכונה או שיש לבצע שיפורים בתחומים מסוימים כדי להגדיל את הרווחיות. לאחר שהם מסיקים את המסקנות, הם מבצעים את הפעולות הנדרשות.
